Аудит ICS

Аудиты социальной ответственности ICS бывают неанонсированными и частично анонсированными. В первом случае предприятие не получает уведомления о дате проведения аудита, во втором – предприятию направляется уведомление, в котором сообщается временной промежуток для проведения аудита, – не менее двух недель.

Аудит ICS может быть первичным, плановым и повторным. Последние два проводятся не позднее чем через 12 месяцев после предыдущего аудита и не позднее чем через 24 месяца после предыдущего аудита соответственно. Продолжительность аудита составляет 1 рабочий день – для планового аудита, а в случаях проведения первичного и повторного аудита – от 1 до 4 рабочих дней в зависимости от количества сотрудников на предприятии.

Социальный аудит ICS включает в себя следующие мероприятия:

• Первое собрание. В ходе него происходит ознакомление руководителей предприятия и представителей рабочей организации с областью аудита, разъясняются процедуры аудита, определяются участвующие в аудите стороны и продолжительность аудита.
• Обзор документации. удиторы анализируют документы компании: ведомости о заработной плате, карточки учета рабочего времени, договоры с сотрудниками и отчеты о проведении инструктажей по технике безопасности. Объем анализируемой документации привязан к количеству сотрудников в компании. Выборка документации для оценки определяется аудитором.
• Интервью с сотрудниками и руководителями. Аудиторы проводят интервью как с руководством, так и с рядовыми сотрудниками компании. Интервью с сотрудниками проходят конфиденциально, без присутствия руководителей, что помогает объективно оценить условия работы, заработную плату, продолжительность рабочего времени, тип трудового договора, вычеты из заработной платы и социальные гарантии. Беседы проводятся лично и группами. Они охватывают разные категории сотрудников: молодых работников, работников-мигрантов, трудоустроенных на полный и неполный рабочий день.
• Обход предприятия. Цель аудиторов на данном этапе – оценить уровень охраны труда и безопасности сотрудников. Для этого проверяется документация, а также производственные участки, склады, блоки хранения химических веществ, комнаты отдыха, медпункт, столовую и общежития и т. д.
• Предварительное собрание. На данном этапе аудиторы представляют руководству и представителям рабочей организации наблюдения и результаты аудита, предоставляют пояснения и отвечают на вопросы. Руководители при этом имеют право выдвигать собственные контраргументы в ответ на замечания аудиторов. Также на заключительном собрании руководители получают План корректирующих действий (ПКД), который включает в себя список и описание обнаруженных несоответствий, срок их устранения и дату, к которой должны быть выполнены все пункты ПКД.

По итогам прохождения аудита ICS компания компания получает результат по системе двойной оценки. Он выражается в процентном (от 0 до 100%) и буквенном обозначении (A, B, C, D, E), например, 90% B, 70% C и т. п. В процентах обозначается степень соответствия предприятия требованиям Кодекса ICS, а буквами – степень критичности выявленных несоответствий. Такая система позволяет отразить в результате общий уровень социальной ответственности компании и учесть значительные и критические несоответствия, требующие скорейшего устранения.

Для успешного прохождения аудита социальной ответственности в соответствии с требованиями ICS необходимо досконально изучить чек-лист социального стандарта ICS, проанализировать его требования, устранить имеющиеся несоответствия, а также подготовить всю необходимую документацию. На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного. Но это не так.

Перечень документов, которые предприятие нужно предоставить при социальной проверке ICS включает в себя более 60 позиций, разделенных на 6 разделов. А список вопросов, которые проверяющие будут задавать руководству и сотрудникам во время аудита насчитывает почти 200 вопросов для компаний, не имеющих общежития для сотрудников, и более 200 для тех, у которых общежитие есть. Вдобавок к этому, для каждого пункта опросника социального аудита ICS, как правило, имеются подпункты, доступ к которым есть только у аудитора. Поэтому, даже в тех случаях, когда уже проделан большой объем работы, собраны все необходимые документы и изучен чек-лист, сложно быть уверенным в положительном результате социального аудита.

Важно отметить, что аудит ICS – платное мероприятие. Расходы аудиторов оплачивает проверяемое предприятие. И в случае неудачи при первой попытке пройти аудит, не стоит ожидать от торговой сети возврата потраченных на проведение аудита денег или каких-либо скидок на прохождение повторного аудита.

Очевидно, что самостоятельная подготовка к социальному аудиту ICS – дело, требующее больших затрат: времени, ресурсов, денег. Чтобы упростить задачу и получить уверенность в положительном результате аудита лучше обратиться в специализированную консалтинговую компанию.

Например, наша компания ЭКСПЕРТ ГАРАНТ уже более 10 лет оказывает услуги консалтинга предприятиям в России и СНГ. Подготовка к аудиту социальной ответственности, а также к другим видам аудитов – одно из направлений деятельности ЭКСПЕРТ ГАРАНТ. Мы оказываем услуги разработки, доработки и подготовки документации для прохождения проверок; разрабатываем, внедряем и сертифицируем системы менеджмента; помогаем найти и устранить имеющиеся несоответствия в работе компании. Наша задача – сделать чтобы клиенты нашей компании были уверены в положительном результате при прохождении аудита и не тратили свое время и силы на утомительную и порой не приносящую ожидаемого результата самостоятельную подготовку к социальному аудиту ICS.