Внутренний аудитор системы менеджмента: кто это и чем он занимается?

Кто такой внутренний аудитор и какие у него обязанности?

Внутренний аудит в системе менеджмента — это систематический процесс оценки системы менеджмента на соответствие требованиям стандарта. 

Цели внутреннего аудита:

• оценить результативность работы системы менеджмента;
• выявить несоответствия;
• установить причины их возникновения;
• усовершенствовать процессы и повысить эффективность работы компании.

Кто такой внутренний аудитор? Внутренний аудитор системы менеджмента — это специалист, ответственный за проведение внутренних аудитов.

В этой статье мы расскажем, о внутреннем аудите и его роли в бизнесе, об обязанностях и требованиях к аудитору, а также том, как стать внутренним аудитором.

Обязанности внутреннего аудитора в системе менеджмента

Роль внутреннего аудитора системы менеджмента заключается:

• В планировании и проведении аудитов.
• Анализе данных и формировании результатов.
• Помощи в улучшении процессов.

Также в обязанности внутреннего аудитора системы менеджмента входит методическая поддержка и управление внутренними аудитами:

• распределение ресурсов;
• подбор аудиторов, контроль процесса внутреннего аудита и выполнение плана аудита;
• контроль квалификации аудиторов и содействие в развитии.

Важность внутреннего аудитора в системе менеджмента

Работа внутреннего аудитора в системе менеджмента качества позволяет решить следующие задачи:

• Выявление рисков. Аудиты помогают обнаруживать и предотвращать риски.
• Оптимизация процессов. Объективные данные, полученные в процессе внутреннего аудита, помогают сократить ошибки и финансовые потери.
• Соответствие требованиям. Благодаря внутренним аудитам компания получает уверенность при прохождении внешних проверок качества.

Главный итог аудита системы менеджмента — не отчет о несоответствиях, а выявление возможностей для роста.

Как проходит процесс внутреннего аудита?

Процесс состоит из следующих этапов:

1. Планирование и подготовка к аудиту
   
   • Разработка программы аудита: Определяются сроки, цели, критерии (например, требования международного стандарта ISO 9001), область и этапы аудита.
   • Подготовка рабочих документов: Разрабатываются чек-листы, опросники и формы, изучаются документация и результаты предыдущих внутренних проверок.
2. Проведение аудита
   
   • Вступительное совещание: Проводится встреча с руководством и сотрудниками для объяснения целей аудита и правил взаимодействия внутреннего аудитора с другими подразделениями.
   • Сбор и верификация информации: Проводятся опросы сотрудников, наблюдения за процессами и анализ документации.
3. Анализ результатов
   
   • Формирование выводов: Анализируются свидетельства аудита, классифицируются несоответствия и определяются их причины.
   • Составление отчета: Формируется итоговый отчет с указанием несоответствий и предлагаемых корректирующих действий.
4. Завершение аудита
   
   • Заключительное совещание: Представляются выводы аудита и согласовывается план корректирующих действий.
   • Контроль качества выполнения корректирующих действий: Ответственные лица устраняют несоответствия. Проверяется эффективность принятых мер.

Какие компетенции необходимы внутреннему аудитору системы менеджмента?

Аудитору требуются следующие компетенции:

• Понимание работы компании.
• Знание стандартов.
• Знание методик аудита.
• Аналитические навыки.
• Документирование
• Разработка корректирующих действий.
• Управление рисками.

Как стать внутренним аудитором системы менеджмента?

Чтобы выполнять обязанности внутреннего аудитора в системе менеджмента качества и других системах менеджмента, нужно:

• понимать, как устроена работа организации;
• знать требования к процедуре аудита;
• разбираться в требованиях системы менеджмента.

Знания о работе компании можно получить от руководства. 

Получить компетенции внутреннего аудитора и разобраться в требованиях стандарта можно самостоятельно, либо с помощью специальных курсов. 

В первом случае потребуется изучить требования ГОСТ Р ИСО 19011 и требования используемого стандарта. Это потребует времени и сил, а объяснения непонятных моментов и примеры из практики придется искать самостоятельно.

Курсы по аудиту – более простой и эффективный. Эксперты-преподаватели:

• расскажут, кто такой внутренний аудитор;
• помогут разобраться в требованиях стандарта;
• объяснят правила проведения внутреннего аудита;
• дадут понимание, как стать внутренним аудитором;
• научит применять полученные навыки внутреннего аудитора в работе.

В Академии “Эксперт-Гарант” компетенции внутреннего аудитора можно получить в удобном формате: очно, онлайн, с выездом эксперта на предприятие, а также в формате видеозаписи. Обучение аудиторов проводят опытные эксперты-практики. По итогам обучения проводится сертификация аудитора и выдаются документы государственного образца.

Роль внутреннего аудита в бизнесе и его влияние на успешность компании

Роль внутреннего аудита в бизнесе — не поиск виноватых, а выявление и исправление несоответствий.

Влияние внутреннего аудита на бизнес проявляется в трех плоскостях: 

• предупреждение рисков и устранение ошибок до появления последствий;
• повышение эффективности, оптимизация использования ресурсов и снижение издержек;
• усиление устойчивости: смещение акцента с поиска виноватых на решение проблем.

Кто такой внутренний аудитор? Это консультант, который проводит внутренний контроль, объективно оценивает процессы и помогает принимать взвешенные решения.

Какие требования предъявляются к внутреннему аудитору?

Ключевым для эффективного выполнения обязанностей аудитора является принцип беспристрастности. Аудитор качества не должен проверять деятельность, за которую несет прямую ответственность.

Внутренний аудитор системы менеджмента должен иметь аналитический склад ума и системное мышление, чтобы замечать детали и видеть причинно-следственные связи.

Еще одним требованием к аудитору является высокий уровень навыков коммуникации: умение четко задавать вопросы, внимательно слушать и ясно излагать мысли. Также для выполнения функций внутреннего аудитора важна психологическая устойчивость.

Влияние внутреннего аудитора на систему управления качеством

Внутренний аудитор в системе менеджмента качества дает объективную картину того, насколько процессы соответствуют требованиям ISO 9001. Он выявляет причины несоответствий и потерь и показывает потенциал для улучшений.

На основе данных аудита ISO 9001 организация точнее управляет рисками и принимает решения по оптимизации процессов. Конструктивная обратная связь аудитора помогает вовлекать персонал в работу над качеством, что повышает эффективность СМК.

Кроме того, успешная сертификация ISO 9001 невозможна без качественного предварительного аудита ISO 9001.

Почему внутренний аудит важен для компании?

Нельзя недооценивать важность внутреннего аудита качества и роль аудитора. Внутренний аудит обеспечивает руководство данными о результативности системы менеджмента, часто скрытой за текущими задачами. 

Регулярные внутренние проверки процессов помогают устранять проблемы заранее. Это повышает эффективность работы компании, качество продукции и удовлетворенность клиентов.

Как внутренний аудитор помогает в аудите системы менеджмента

Если внутренний аудит служит целям компании, внешний аудит проводится сторонними организациями:

• надзорными органами;
• заказчиками;
• органами по сертификации;
• торговыми сетями.

Кто такой внутренний аудитор системы менеджмента? Это сотрудник, который помогает устранять несоответствия заблаговременно, что повышает шансы на успешное прохождение внешнего аудита.

Таким образом, внутренний аудит и его роль в бизнесе — защитить компанию от финансовых и репутационных потерь, в том числе при прохождении внешних проверок.

Как правильно проводить внутренние аудиты?

Правильное проведение внутреннего аудита в компании начинается с планирования и подготовки. На этом этапе решается, как проводится внутренний аудит: что, как и в каком объеме нужно проверить. 

Еще одна задача аудитора: собрать информацию и верно ее интерпретировать, чтобы по завершении получить объективные данные о несоответствиях.

Далее необходимо найти причины появления несоответствий, применить корректирующие действия и оценить их эффективность.

Результат этих мероприятий напрямую зависит от компетенций внутреннего аудитора и соблюдения требований к внутреннему аудитору, а также методов аудита из стандарта ISO 19011.

Стандарты и методики внутреннего аудита: как они влияют на качество работы аудитора

Без применения методик и  стандартов внутреннего аудита работа внутреннего аудитора теряет свое главное качество – объективность.

Инструменты для внутреннего аудита, изложенные в стандарте ISO 19011, регламентируют процедуру внутреннего аудита в компании, содержат критерии для аудитора и помогают выявлять первопричины ошибок.

Как внутренний аудитор взаимодействует с другими подразделениями компании?

Внутренний аудитор системы менеджмента подчиняется высшему руководству компании, что гарантирует независимость от руководителей отделов и помогает сохранять беспристрастность.

Взаимодействие с отделами проходит:

• через опросы сотрудников;
• наблюдения за работой;
• анализ документов. 

Для эффективного сотрудничества с другими департаментами, чтобы персонал не скрывал проблемы, а активно участвовал в проведении внутреннего аудита в компании и поиске возможностей для улучшения.

Инструменты и методики, используемые внутренним аудитором в процессе аудита

При организации аудита и выполнении других обязанностей внутренний аудитор системы менеджмента применяет методы и инструменты для аудита, описанные в приложении А стандарта аудита ГОСТ Р ИСО 19011:

Интервью: Получение информации через беседы с сотрудниками всех уровней.

Наблюдение: Проверка качества бизнес-процессов в условиях производства или офиса.

Чек-листы и вопросники: Документы для систематизации информации.

Анализ документов и записей: Анализ отчетов, регламентов, записей и других документов системы менеджмента.

Сквозная проверка процесса: Проверка процесса от входа до выхода, например, от заказа сырья до отгрузки продукции.

Выборочная проверка: Анализ выборки данных или записей для оценки общей картины.

Аналитические процедуры. Анализ информации и получение объективной оценки эффективности процессов системы менеджмента.